Melalui prosedur tersebut, setiap panitia pelaksana diwajibkan mengajukan permohonan dan melengkapi dokumen administrasi sebelum kegiatan dilaksanakan. Pengajuan dilakukan paling lambat 14 hari sebelum kick-off atau H-14 agar tersedia waktu yang cukup untuk proses verifikasi, pemeriksaan kelayakan, dan penerbitan rekomendasi.
Persyaratan Administrasi
Dalam mengajukan permohonan rekomendasi, panitia pelaksana perlu menyiapkan beberapa dokumen sebagai berikut:
Surat Permohonan Resmi
Surat ditandatangani oleh Ketua dan Sekretaris Panitia Pelaksana serta ditujukan kepada Ketua Umum Askab PSSI Gunungkidul. Surat memuat identitas kegiatan, kategori atau usia peserta, waktu pelaksanaan, waktu kick-off, lokasi/venue, estimasi peserta, serta permohonan penerbitan rekomendasi kegiatan. Panitia juga dapat mengajukan penugasan perangkat pertandingan resmi, seperti wasit dan Match Commissioner.
Proposal Kegiatan
Proposal sekurang-kurangnya memuat nama dan tema kegiatan, kategori usia atau peserta, jadwal pelaksanaan, skema atau sistem pertandingan, regulasi teknis, susunan panitia beserta kontak penanggung jawab, serta rencana pengamanan dan fasilitas medis.
Izin Lokasi atau Venue
Panitia melampirkan surat persetujuan atau izin penggunaan lapangan/stadion dari pengelola tempat pelaksanaan kegiatan.
Pemberitahuan Wilayah
Panitia melengkapi surat pengantar atau pemberitahuan dari Pemerintah Kapanewon dan Kalurahan tempat kegiatan dilaksanakan.
Surat Pernyataan Kesanggupan Keamanan dan Ketertiban
Surat pernyataan dibuat oleh penanggung jawab kegiatan dan dibubuhi materai Rp10.000. Di dalamnya memuat kesanggupan panitia menjaga keamanan, ketertiban, keselamatan, dan kelancaran kegiatan serta mematuhi regulasi Askab PSSI Gunungkidul dan ketentuan PSSI.
Dalam surat pernyataan tersebut, panitia juga menyatakan kesanggupan melakukan koordinasi dengan pihak keamanan, menyediakan fasilitas medis dan pertolongan pertama, mencegah tindakan anarkisme maupun penggunaan barang berbahaya, serta bersedia menghentikan atau menunda pertandingan apabila terdapat kondisi keamanan yang tidak dapat dikendalikan.
Lima Tahapan Permohonan Rekomendasi
Setelah seluruh dokumen dipersiapkan, proses pengajuan rekomendasi dilaksanakan melalui lima tahapan.
Tahap pertama, Penyerahan Berkas (maksimal H-14). Panitia menyerahkan seluruh dokumen persyaratan dalam bentuk soft copy atau hard copy kepada Sekretariat Askab PSSI Gunungkidul paling lambat 14 hari sebelum pelaksanaan atau kick-off pertandingan.
Tahap kedua, Verifikasi Berkas dan Lapangan (H-12 sampai dengan H-10). Komite Pertandingan Askab PSSI Gunungkidul melakukan pemeriksaan terhadap kelengkapan administrasi. Apabila diperlukan, juga dilakukan pemeriksaan atau inspeksi terhadap kelayakan venue yang akan digunakan.
Tahap ketiga, Penerbitan Rekomendasi (H-7). Apabila persyaratan telah dinyatakan lengkap dan memenuhi ketentuan, Askab PSSI Gunungkidul menerbitkan Surat Rekomendasi Resmi. Surat tersebut selanjutnya dapat digunakan panitia sebagai salah satu rujukan dalam mengurus izin keramaian kepada Polsek setempat atau Polres Gunungkidul.
Tahap keempat, Supervisi Pelaksanaan. Askab PSSI Gunungkidul dapat menugaskan pengawas atau perangkat pertandingan untuk memastikan pelaksanaan turnamen berjalan sesuai regulasi PSSI dan ketentuan pertandingan yang telah ditetapkan.
Tahap kelima, Pelaporan Pasca-Kegiatan (maksimal H+14). Setelah kegiatan selesai, panitia wajib menyampaikan Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) pelaksanaan kegiatan dan rekapitulasi kedisiplinan paling lambat 14 hari setelah kegiatan berakhir.
Rekomendasi Askab PSSI Bukan Izin Keramaian
Panitia perlu memperhatikan bahwa Surat Rekomendasi Askab PSSI Gunungkidul bukan merupakan izin keramaian. Pengurusan izin keramaian tetap menjadi tanggung jawab panitia penyelenggara dan harus dilakukan kepada Polsek setempat atau Polres Gunungkidul sesuai ketentuan yang berlaku.
Askab PSSI Gunungkidul juga menegaskan bahwa kegiatan yang tidak memenuhi persyaratan maupun tidak sesuai dengan regulasi PSSI tidak dapat diproses untuk mendapatkan rekomendasi.
Dengan diberlakukannya SOP tersebut, diharapkan seluruh kegiatan sepak bola, futsal, dan sepak bola pantai di Kabupaten Gunungkidul dapat diselenggarakan secara lebih tertib, terstandar, aman, dan terkoordinasi, sekaligus meningkatkan kualitas penyelenggaraan kompetisi di wilayah Kabupaten Gunungkidul.
Dokumen Pendukung
Untuk memudahkan panitia dalam melakukan pengajuan, tersedia dokumen yang dapat digunakan sebagai pedoman, yaitu:
Contoh Surat Permohonan Rekomendasi dan Penugasan Perangkat Pertandingan
Contoh Surat Pernyataan Kesanggupan Keamanan dan Ketertiban
Panduan Alur Permohonan Rekomendasi Kegiatan
Ringkas alur:
H-14 Penyerahan Berkas → H-12 s.d. H-10 Verifikasi → H-7 Penerbitan Rekomendasi → Supervisi Pelaksanaan → Maksimal H+14 Pelaporan/LPJ.← Kembali ke berita